Organizar un viaje conlleva muchas tareas. Seguir un orden ayuda a no olvidar nada importante y a decidir qué hay que reservar con antelación y qué permite mayor flexibilidad.
No es lo mismo preparar una escapada de fin de semana que un viaje internacional de varias semanas, pero en ambos casos hay una serie de pasos que conviene revisar siempre.
Antes de reservar, comprueba que puedes viajar
Lo primero que solemos hacer es buscar vuelos baratos, pero es muy importante comprobar antes los requisitos del destino.
Dependiendo del país al que viajes y de tu nacionalidad, puede ser necesario disponer de:
- DNI o pasaporte en vigor
- Pasaporte con determinada validez restante
- Requisitos sanitarios
- Documentación específica para menores
- Requisitos de tránsito si haces escala en otro país
Si tu viaje incluye varios países, comprueba los requisitos de entrada al provenir de otros. Poder entrar en el destino final no significa que puedas transitar por cualquier país intermedio sin cumplir requisitos adicionales.
¿Qué es mejor reservar primero?
Sigue esta regla práctica: empieza por aquello que tenga menos disponibilidad o condicione el resto del viaje.
Por ejemplo, en temporada alta, tiene sentido asegurar primero el transporte y buscar el alojamiento después. Sin embargo, si vas a asistir a un evento concreto o quieres alojarte en una zona determinada, puede ser el alojamiento el que condicione lo demás.
Antes de confirmar una reserva, ya sea de transporte o de alojamiento, comprueba:
- Qué incluye el precio
- Si permite cambios o cancelaciones
- Ubicación
- Gastos adicionales
- Horarios de salida y llegada o de entrada y salida
- Equipaje incluido
Un precio más bajo no siempre significa que sea la opción más económica cuando le sumes el equipaje, los desplazamientos, las tasas o algún servicio adicional.
No compres el billete solo por el precio
Cuando compares billetes, no te fijes solo en lo que cuestan. Valora también la duración total, las escalas, los horarios, los aeropuertos y las condiciones de la reserva.
En los vuelos, piensa en que no es lo mismo viajar con todos los trayectos dentro de una misma reserva que comprar conexiones por separado. Si utilizas billetes independientes, un retraso en el primer trayecto puede hacerte perder el siguiente sin que la segunda compañía tenga la obligación de recolocarte.
Preparar la documentación antes de hacer la maleta
Al organizar un viaje, una vez reservado lo principal llega el momento de reunir toda la documentación del viaje, tanto en papel como en digital:
- Documentación de identidad o pasaporte
- Visado o autorización de viaje
- Billetes
- Reservas de alojamiento
- Seguro de viaje
- Reservas de actividades o transportes
- Información de contacto importante
Nuestra recomendación es que no dependas totalmente de tu móvil: si la conexión no es buena o pierdes el dispositivo, necesitarás otra forma de acceder a la información.
Si facturas tu equipaje, lleva en un bolso de mano todo lo que necesitarías durante unas horas si tu maleta se perdiera: documentación, medicación, objetos de valor, cargadores, una muda, etc.
Trucos para el aeropuerto
- Si hay overbooking y la aerolínea necesita voluntarios para cambiar de vuelo: pregunta cuál es la compensación y valora ofrecerte. Si no hay suficientes voluntarios y te deniegan el embarque contra tu voluntad, solicita por escrito la compensación y la asistencia que te corresponden antes de abandonar el aeropuerto.
- Si tienes una escala y el primer vuelo se retrasa: gestiona la incidencia cuanto antes a través de la aplicación, el mostrador de conexiones o el personal de la compañía en lugar de esperar a llegar a la siguiente puerta.
- Si tienes una escala larga: mira si hay un hotel de tránsito o una zona VIP dentro del propio aeropuerto para evitar salir de él.
- Si pierdes algo en el avión: consulta tanto con la compañía como con el servicio de objetos perdidos del aeropuerto.
- Si necesitas facturar pero ya tienes la tarjeta de embarque: busca si esa compañía tiene bag drop para ahorrarte la cola del mostrador.
Comprobaciones antes de volver
El día antes de tu vuelta, comprueba los desplazamientos hasta el aeropuerto o la estación, los horarios, el equipaje y la documentación.
También puedes revisar las restricciones de equipaje por si has comprado algo durante tu viaje. Asegúrate también de que tienes a mano las reservas de la vuelta.
Para organizar un viaje correctamente no necesitas preverlo todo. Lo importante es diferenciar entre lo que sí hay que resolver con antelación porque puede condicionar el viaje y lo que puede decidirse sobre la marcha. Así reduces posibles incidencias sin tener que convertir las vacaciones en una maratoniana sucesión de horarios y reservas.